FAQ - Assemblée Générale
Assemblée Générale
Des travaux ont été votés en Assemblée Générale alors que j’avais voté contre, que puis-je faire ?
Rien. C’est la majorité qui l’emporte. (C’est comme pour des élections présidentielles, même si vous n’avez pas voté pour le président élu, c’est quand même lui qui à gagné les élections)
Lors d’une Assemblée Générale, j’avais donné mon pouvoir à une autre personne parce que je ne pouvais pas être présent(e), la personne n’a pas respecté les consignes de votes que j’avais donné, que puis-je faire ?
Rien. La Loi permet au porteur du pouvoir de prendre les décisions qu’il semble les plus judicieuses pour la copropriété en fonction des informations données au cours de l’Assemblée Générale. Informations qu’en tant qu’absent(e) vous n’avez pas. Donc la Loi permet au porteur de voter en son âme et conscience.
Quand doit-on organiser une assemblée générale ?
Les copropriétaires doivent se réunir au moins une fois par an pour décider des travaux et des orientations qu'ils souhaitent pour leur immeuble. Chaque copropriétaire est convoqué individuellement par le syndic. La tenue des assemblée générales obéit à des règles très précises. Chaque décision fait l'objet d'un vote dont les règles varient selon la nature des décisions à prendre.
À savoir: L'assemblée générale doit être réunie au moins 1 fois par an dans un délai de 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent. Toutefois, elle peut l'être autant de fois que cela est nécessaire.
Qui est à l'initiative d'une assemblée générale ?
La réunion peut être à l'initiative du syndic de copropriété, du conseil syndical, d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires (correspondant à sa quote-part de tantièmes dans les parties communes), sauf si le règlement de copropriété prévoit un nombre de voix moins élevé.
Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.
Qui convoque à l'assemblée générale ?
En principe, c'est le syndic de copropriété qui doit procéder à la convocation de l'assemblée générale, y compris s'il n'est pas à l'initiative de l'assemblée générale envisagée.
À défaut, une mise en demeure doit être adressée au syndic par courrier recommandé avec accusé de réception. Pour ce faire, il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier.
Si le syndic n'a pas convoqué l'assemblée générale dans les 8 jours suivant sa mise en demeure, le conseil syndical peut le faire à sa place.
En cas de défaillance du conseil syndical, l'assemblée générale peut être provoquée par tout copropriétaire dans le cadre d'une procédure en référé devant le tribunal de grande instance (TGI).
Que doit contenir la convocation ?
La convocation doit être écrite et mentionner, le lieu, la date et l'heure de la réunion,
les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion, les modes de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale.
En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.
La remise de certains documents conditionne ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment, des documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes, du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté, des projets de contrat pour voter des travaux, des projets de texte pour valider une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges.
Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple, des 5 annexes comptables (l'état financier, le compte de gestion générale de l'exercice clos et réalisé, le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel, le compte de gestion travaux et l'état des travaux et opérations exceptionnelles),
de l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,
de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,
du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.
La convocation de l'assemblée générale doit être adressée à chaque copropriétaire, au moins 21 jours avant la réunion (sauf urgence). Elle peut être remise en main propre contre récépissé ou émargement.
Toutefois, il est conseillé d'adresser la convocation par lettre recommandée (ou recommandée électronique) avec avis de réception pour éviter toute contestation sur la date de la remise de la convocation.
À savoir: le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.
Comment se déroule une assemblée générale ?
En principe, l'assemblée générale de copropriété se réunit dans la commune où l'immeuble est situé, à moins que le règlement de copropriété prévoit un lieu différent.
Dans ce cadre et sauf disposition contraire du règlement de copropriété, une réunion d'assemblée générale peut par exemple se tenir, au sein de la copropriété, dans les locaux du syndic, dans tout autre lieu situé dans la zone géographique prévue.
En l'absence de précision apportée par le règlement de copropriété, les copropriétaires peuvent décider à la majorité simple du lieu où se tiendra la prochaine assemblée générale.
Chaque copropriétaire (ou mandataire) signe une feuille de présence permettant de compter le nombre de voix lors de chaque vote et de vérifier si les majorités requises sont réunies. Elle indique les nom et domicile de chaque copropriétaire et le nombre de voix dont il dispose.
En cas de retard ou de départ anticipé d'un participant, l'heure doit être mentionnée.
La feuille de présence doit être annexée au procès-verbal avec lequel elle est conservée.
La feuille de présence est certifiée exacte par le président de l'assemblée.
Cette feuille peut également être tenue sous forme électronique.
Qui participe à l'assemblée générale ?
L'assemblée générale de copropriété se compose, des copropriétaires qui souhaitent être présents (ou leur mandataire s'ils sont représentés), du syndic de copropriété qui assure le secrétariat de la séance (sauf décision contraire de l'assemblée générale), d'un président et, s'il y a lieu, d'un ou plusieurs scrutateurs désignés en début de chaque séance parmi les copropriétaires à la majorité simple, et éventuellement de certains observateurs extérieurs.
Copropriétaires ou mandataires
En principe, seuls les copropriétaires peuvent participer aux réunions d'assemblée générale. Toutefois, s'il le souhaite, tout copropriétaire peut donner un mandat à la personne de son choix pour le représenter et voter en son nom.
Quelles décisions sont prises ?
Les décisions relatives à la copropriété sont prises au cours de l'assemblée générale dans le cadre d'un vote.
Chaque question inscrite à l'ordre du jour doit faire l'objet d'un vote au cours de l'assemblée générale.
Chaque copropriétaire présent ou représenté peut prendre part au vote. Il dispose d'un nombre de voix proportionnel à sa quote-part de parties communes. Par exemple, un lot de copropriété qui comporte 150 millièmes dispose de 150 voix en assemblée générale, soit un total de 15 % du total des voix.
Toutefois, lorsqu'un copropriétaire possède une quote-part des parties communes supérieure à la moitié, le nombre de voix dont il dispose est réduit à la somme des voix des autres copropriétaires.
Le vote doit se faire par écrit ou à main levée pour permettre d'identifier les copropriétaires qui ont participé au vote et de comptabiliser leurs voix.
Les règles de vote dépendent de la nature de la décision à prendre, vote à la majorité simple pour les décisions relatives à l'entretien courant et à l'administration générale de la copropriété, vote à la majorité absolue pour les décisions ne relevant pas de la simple gestion courante de l'immeuble, vote à la double majorité, voire à l'unanimité pour les décisions les plus importantes.
À noter : les sujets non-inscrits à l'ordre du jour peuvent être discutés, mais ne peuvent pas être votés.
